Aufbewahrungspflichtige Dokumente und Daten müssen in einer sicheren und vor Änderungen oder Manipulationen geschützten Weise elektronisch gespeichert werden. Welche genauen Anforderungen das sind, regeln unter anderem das Handelsgesetzbuch (HGB), Steuergesetze und die Grundsätze über die ordnungsgemäße Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form, sowie zum Datenzugriff (GoBD).
Grundsätze einer revisionssicheren Archivierung sind die Ordnungsmäßigkeit und die Vollständigkeit der Dokumente, der Schutz vor Verfälschung, der Zugriff nur mit Berechtigung, die Sicherung vor Verlust, die Nachvollziehbar- und Prüfbarkeit, sowie die Dokumentationspflicht. Die Einhaltung dieser Grundsätze genügt auch den Anforderungen der DSGVO über eine nachvollziehbare, vertrauliche, sichere und dokumentierte Verarbeitung.
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