DSGVO Vorlagen vom Datenschutzauditor (TÜV)

Haben Sie Ihre Datenschutz-Dokumentation nach DSGVO schon abgeschlossen und sind bereit für eine Prüfung durch die Datenschutzbehörden?

Wenn Sie diese Frage mit „Nein“ beantworten, geht es Ihnen wie vielen Unternehmern in Deutschland. Es kann schwer sein, die DSGVO zu durchschauen und alle Dokumentationen richtig durchzuführen. Mit unseren einfach anzuwendenden Mustern & Vorlagen zum Datenschutz, können Sie Ihren Pflichten nach DSGVO einfach nachkommen.

Viele Unternehmen möchten Ihnen komplizierte Beratungsverträge oder leere Vorlagen anbieten, die jedoch nur viel Arbeit für Sie bedeuten und teuer sind. Andere Angebote sind nur Cloud-Systeme ohne wirkliche Anleitung und langer Vertragsdauer. Haken Sie Ihre Dokumentation doch einfach ab. Nutzen Sie das Mustervorlagensystem mit sofort Download und lassen Sie sich alles aus einer Hand generieren. Sie können Ihre Dokumentation damit auch offline mit den Excel und Word-Vorlagen erstellen.

Was die Mustervorlagen zur DSGVO besonders macht

Hüten Sie sich vor selbsternannten Datenschutzexperten. Nach meiner Ausbildung zum Datenschutzbeauftragten (IHK) und Datenschutzauditor (TÜV), fallen mir immer wieder schwarze Schafe auf, die, wenn überhaupt, nur Ausbildungen zur Datenschutzfachkraft abgeschlossen haben. Das ist bei weitem nicht ausreichend, um Beratung effektiv anzubieten.

Die Datenschutz Muster & Vorlagen zur DSGVO

Das Excel Tool für die DSGVO-Dokumentation

Die Excel Vorlage für die DSGVO

Die Word Vorlage für die DSGVO-Dokumentation

Die Word Vorlage für die DSGVO

Wie die Datenschutz-Vorlagen funktionieren

Es werden die wichtigsten Säulen der Datenschutzdokumentation abgedeckt:

Das eigentliche Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten, welches nach neuer Gesetzgebung für so gut wie alle Unternehmen zur Pflicht geworden ist.
Die Dokumentation der Sicherheit der Verarbeitung, auch technische und organisatorische Maßnahmen (kurz: TOM) genannt.
Die Dokumentation der Notwendigkeit einer Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) bzw. Risikoanalyse.
Die Erfassung Ihrer Auftragsdatenverarbeiter (neu: Auftragsverarbeiter) und der dazugehörigen AV-Verträge.
Die Dokumentation, ob ein Datenschutzbeauftragter zu bestellen ist.
Die Erstellung eines Datenschutzkonzeptes.
Durchführung einer Mitarbeiterschulung in PowerPoint mit Zertifikat als PDF.
Löschkonzept mit über 100 Datenarten inkl. Löschprotokoll.
Auditfragebogen nach DSGVO mit über 140 Auditfragen.
Tätigkeitsbericht eines Datenschutzbeauftragten.

Darüber hinaus gibt es unzählige Formblätter, Verträge, Informationsblätter und weiteres im Paket inklusive.

Je nach Größe Ihres Unternehmens haben Sie damit eine vollständige Datenschutzdokumentation in weniger als 20 Minuten erstellt.

Dabei sind die angebotenen Vorlagen weniger statische Dokumente, sondern eher ein Schritt-für-Schritt-Prozess, der am Ende ein verwertbares PDF hervorbringt, das Sie intern weiter verwenden können.

Häufige Fragen zum Thema DSGVO und Datenschutz (FAQ)

Datenschutz – Was wird geschützt?

Der Datenschutz gem. DSGVO soll vor allem natürliche Personen, d.h. die Grundrechte und Grundfreiheiten von Menschen schützen. Schutzgüter sind dabei vor allem die informationelle Selbstbestimmung, die Privatsphäre und das allgemeine Persönlichkeitsrecht bei der Datenverarbeitung.

Wer kann mich nach DSGVO abmahnen?

Es können Gerichte, Aufsichtsbehörden und konkurrierende Unternehmen nach DSGVO abmahnen.

Seit wann gelten die Bestimmungen der DSGVO und des BDSG (neu)?

Seit dem 25. Mai 2018 gelten die DSGVO und das BDSG (neu).

Seit wann gibt es Datenschutz?

Das erste Bundesdatenschutzgesetz in Deutschland wurde am 27. Januar 1977 verabschiedet. Davor gab es das hessische Datenschutzgesetz, welches 1970 verabschiedet wurde und das erste Datenschutzgesetz war.

Wann dürfen Daten erhoben und genutzt werden?

Daten dürfen immer dann erhoben und auch genutzt werden, wenn es eine gesetzliche Grundlage dafür gibt. Man spricht auch vom Verbot mit Erlaubnisvorbehalt.

Warum ist Datenschutz für Unternehmen wichtig?

Der Datenschutz ist für Unternehmen wichtig, um zum Einen gesetzeskonform zu arbeiten. Zum Anderen hat ein sorgsamer und vorsichtiger Umgang mit Daten von Kunden eine positive Außenwirkung und schafft Vertrauen. Nicht zu vergessen, drohen hohe Bußgelder bei Datenschutzverstößen und lange Ausfallzeiten bei Datenpannen.

Was bedeutet Datenverarbeitung?

Der Begriff der Verarbeitung wird in Art. 4 Nr. 2 DSGVO geklärt:

“jeden mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführten Vorgang oder jede solche Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten wie das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, den Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung;”

Was bedeutet Rechenschaftspflicht im Sinne der DSGVO?

Die Rechenschaftspflicht wird in Art. 5 Abs. 2 DSGVO als Pflicht zum Nachweis der Einhaltung der Datenschutzgrundsätze gesehen. Der Verantwortliche muss Rechenschaft darüber ablegen, dass er die Grundsätze Rechtmäßigkeit, Verarbeitung nach Treu und Glauben, Transparenz, Zweckbindung, Datenminimierung, Richtigkeit, Speicherbegrenzung, Integrität und Vertraulichkeit auch einhält und kontrolliert.

Was muss ich als Onlineshop Betreiber bei der Datenschutzgrundverordnung beachten?

Als Onlineshop Betreiber müssen Sie vor allem darauf achten, dass Ihr Webauftritt den Forderungen der DSGVO entspricht und Kundendaten sicher und den Datenschutzgrundsätzen gerecht verarbeitet werden.

Onlineshop Betreiber verarbeiten eine Vielzahl von Kundendaten und sind deswegen besonders beleibte Ziele von Hackern, weswegen die technischen und organisatorischen Maßnahmen besonders berücksichtigt werden sollten.

Was muss ich als Webseitenbetreiber bei der Datenschutzgrundverordnung beachten?

Webseitenbetreiber sollten vor allem ihre Datenschutzerklärung stets aktuell und wahrheitsgemäß hinterlegen. Darüber hinaus sollten Webseitenbetreiber besonders darauf achten, ihre Seiten gegen Hacker und andere unerlaubte Eindringlinge zu schützen.

Darüber hinaus ist es auch wichtig z.B. Datentransfers in unsichere Drittstaaten möglichst zu begrenzen (z.B. Google Analytics, Google Fonts). Mit eventuellen Auftragsverarbeitern sollten Sie AV-Verträge schließen.

Was sind besondere personenbezogene Daten?

Besonderer Kategorien personenbezogener Daten, sog. Art. 9 Daten, sind Daten die in besonderen Maße schutzwürdig sind, weil sie z.B. Daten zur Religion, rassische und ethnische Herkunft, politische Meinungen uvm. enthalten können. Besondere personenbezogene Daten dürfen nur in engen gesetzlichen Grenzen verarbeitet werden.

Was sind Cookies im Datenschutz?

Cookies sind im Datenschutz von besonderer Bedeutung, denn Cookies erlauben ein Benutzertracking mit Hilfe von kleinen Textdateien, welche im Speicher es Endanwenders abrufbar abgelegt werden. Sog. Cookie-Banner haben dabei besondere Relevanz im Datenschutzrecht, da viele Seitenbetreiber sich darüber die Einwilligung Ihrer Besucher einholen, Cookies zu setzen.

Was sind Rechtsgrundlagen?

Die Verarbeitung von persönlichen Daten muss auf eine (Rechts-)Grundlage gestützt sein. Diese können sein:
– Einwilligung
– Vertrag
– rechtliche Verpflichtung
– lebenswichtige Interessen
– öffentliches Interesse
– berechtigte Interessen des Verantwortlichen.

Welche Gesetze regeln den Datenschutz?

In Deutschland regeln die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und das neue Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) den Datenschutz. Darüber hinaus gibt es noch die jeweiligen Landesdatenschutzgesetze und viele weitere Gesetze, die Einzelaspekte des Datenschutzes in Deutschland regeln.

Wer ist für den Datenschutz verantwortlich?

Für den Datenschutz und die Einhaltung der Gesetze im Unternehmen ist immer die verantwortliche Stelle gem. Art 4 DSGVO zuständig.

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Besuchen Sie auch unsere Beiträge, welche von Zeit zu Zeit mit neuen Inhalten gefüllt werden und die besonders für Anwender interessant sind, die wenig Datenschutzerfahrung haben. Wir helfen unseren Kunden den rechtlichen Rahmen einzuhalten und trotzdem praxisorientiert zu arbeiten. Das Glossar bietet vor allem Datenschutz-Neulingen eine Möglichkeit Begriffe nachzuschlagen und zu verstehen!

Tipp: Sie wollen vorausgefüllte Vorlagen und Ihre Dokumentation nach DSGVO abschließen?

Viele große Datenschutzlösungen sind viel zu teuer und umfangreich. Unsere Datenschutzvorlagen beziehen sich eher auf kleine und mittelständische Unternehmen sowie Vereine, die meist nicht einmal die Pflicht haben einen Datenschutzbeauftragten zu bestellen. Denn dann ist die Dokumentation im wahrsten Sinne des Wortes „Chefsache“. Im Vergleich zu vielen leeren Word-Vorlagen auf dem Markt, ist unser interaktiver Ansatz weit überlegen.

Die Excel- und Word-Dateien sind interaktiv und mit unzähligen Erklärungen versehen.

Überprüfen Sie Ihre Prozesse mit Hilfe der Vorlagen

Gehen Sie durch Ihr Unternehmen und gleichen Sie Ihren IST-Zustand mit Hilfe der Vorlagen ab. Gehen Sie nicht mühsam auf die Suche nach Datenverarbeitungen, sondern haken Sie die relevanten Prozesse innerhalb der Anwendung ab. Alle datenschutzrechtlichen Prozesse zu finden, kann eine zeitaufwändige Arbeit sein, welche vereinfacht werden kann!

33 Gründe für die für Sie vorausgefüllten Vorlagen

Alle Vorlagen wurden für Sie vom TÜV-geprüften Datenschutzauditor vorausgefüllt.
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Erhalten Sie ein vorausgefülltes Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten.
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