Datenschutzmanagementsystem

Die Definition eines Datenschutzmanagementsystems ist:
Ein Datenschutzmanagementsystem (DSM) sichert und dokumentiert die Einhaltung des Datenschutzes und insbesondere der DSGVO mit Hilfe eines Systems über das gesamte Unternehmen hinweg. Es erfüllt vor allem die Rechenschafts- und Nachweispflichten nach DSGVO.

Hier geht’s zu den wichtigsten Prozessen nach DSGVO.

Um die Anforderungen der DSGVO an eine rechtmäßige Datenverarbeitung einhalten zu können, müssen Unternehmen ein geeignetes Datenschutzmanagementsystem erarbeiten. Sie sollten ein Verfahren einführen, das die Einhaltung der Datenschutzgrundsätze stetig prüft und in einem Verzeichnis dokumentiert (Rechenschafts- und Nachweispflicht). Ziel dieses Konzeptes ist es, ausreichend Schutz und Sicherheit zu garantieren, Verstöße zu vermeiden und im Störfall für eine schnelle Wiederherstellung der Daten zu sorgen.

Ein Datenschutzmanagementsystem ist wichtig für die Umsetzung der DSGVO. - Nur durch einen systematischen Ansatz durch das Unternehmen hinweg, können Sie Ihren Rechenschaftspflichten sicher nachkommen.

Praxisbeispiel zur Realisierung:

  1. DSGVO-konforme Ziele planen und benennen (Datensicherheit- und minimierung, stetige Gewährleistung der Betroffenenrechte, ausreichend Dokumentation etc.)
  2. Bestandsaufnahme des Ist-Zustandes im Unternehmen (technische Prozesse und Handlungsabläufe kritisch hinterfragen, Mitarbeiter interviewen etc.)
  3. Umsetzung (verantwortliche Mitarbeiter bestimmen und schulen, ggf. einen Datenschutzbeauftragten benennen, Einwilligungsformulare neu erstellen, eigene auf das Unternehmen angepasste Datenschutzregeln aufstellen, neue automatische Prozesse zur Einhaltung der Betroffenenrechte entwickeln etc.)
  4. Überprüfen (bspw. Überwachung der Umsetzung durch Softwares, Mitarbeiter kontrollieren etc.)
  5. Verbesserung (Beseitigung von Schwachstellen, Anschaffung neuer Technik etc.)
  6. Erneute Überprüfung als stetiger Zyklus unter stetiger Dokumentation.

https://dsgvo-gesetz.de/art-5-dsgvo/
https://dsgvo-gesetz.de/art-24-dsgvo/
https://dsgvo-gesetz.de/art-30-dsgvo/
https://dsgvo-gesetz.de/art-32-dsgvo/

Vorausgefüllte Vorlagen vom Datenschutz-Auditor (TÜV-geprüft)

  • Datenschutz-Managementsystem nach DSGVO in Word, Excel oder Online
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