Ihre Mitarbeiter oder Kollegen sind ein wichtiges Glied in Ihrem Datenschutzmanagement nach DSGVO. Sie beantworten Anfragen von Kunden zur Datenauskunft und sehen meist zu erst, wenn ein Datenleck aufgetreten ist. Darüber hinaus leben sie den Datenschutz jeden Tag und kommen mit personenbezogenen Daten immer wieder in Kontakt.
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Alle ins Boot holen
Der erste Schritt sollte sein, alle Mitarbeiter, welche mit der Verarbeitung von personenbezogenen Daten betraut sind über den Datenschutz zu informieren. Sie sollten aufgeklärt werden, was erlaubt ist und was nicht und was sie bei Datenlecks oder Auskunftsanfragen zu tun haben. Dies geht am besten über eine DSGVO-Schulung.
Außerdem sollten Sie Ihr Datenschutzkonzept aushängen, damit die Basis allen im Unternehmen geläufig ist (ein fertiges Datenschutzkonzept und eine Schlunung gibt es übrigens in den Vorlagenpaketen).
Idealerweise schulen Sie Ihre Mitarbeiter außerdem im Umgang mit personenbezogenen Daten ausführlich. Empfehlenswert ist hier der Kurs der skriptura dialog systeme GmbH, der alle Aspekte der DSGVO in einer kompakten Schulung präsentiert. Zum Kurs.
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Verpflichtungen unterschreiben lassen
Eine sehr effektive Form der Verpflichtung auf den Datenschutz stellen sogenannte Verpflichtungserklärungen (im Vorlagenpaket enthalten) dar. Diese können Sie alle Mitarbeiter unterschreiben lassen und für alle zukünftigen Kollegen automatisch als Anhang zum Arbeitsvertrag hinzufügen.
Sie sollten auch Ihre freien Mitarbeiter oder externe Berater auf die Geheimhaltung und den Datenschutz verpflichten.
Die Daten Ihrer Mitarbeiter schützen
Es gibt keinen besseren Weg, den Datenschutz im Unternehmen zu etablieren, als mit gutem Beispiel voran zu gehen. Behandeln Sie die Daten Ihrer Mitarbeiter sehr sorgfältig.
Holen Sie sich z.B. die Einwilligung, die Fotos von Ihren Mitarbeitern zu verwenden oder Sie in ein Jubiläumsverzeichnis einzutragen (im Vorlagenpaket enthalten). Akzeptieren Sie aber auch, wenn einige Mitarbeiter dies nicht möchten.
Speichern Sie Bewerberdaten nur so lange, wie gesetzlich zulässig und holen Sie sich die Einwilligung Ihrer Bewerber, falls Sie vor haben die Daten länger zu speichern.
Vernichten Sie nicht mehr benötigte Mitarbeiterdaten konsequent und unwiederbringlich.
Fazit
Leben Sie den Datenschutz in Ihrem Unternehmen, egal ob Sie Datenschutzbeauftragter oder Geschäftsführer sind. Nur dieses Vorgehen erlaubt Ihnen den Datenschutz effektiv einzuhalten und Problemen mit Datenschutzbehörden vorzubeugen.
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