Vorausgefüllte Vorlagen vom Datenschutz-Auditor (TÜV-geprüft)
- Datenschutz-Managementsystem nach DSGVO in Word, Excel oder Online
- Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten, TOM, Risikoanalyse uvm.
- Sparen Sie tausende Euro Beratungsgebühren und tagelange Recherche
Nach DSGVO bedarf die Datenverarbeitung immer einer rechtlichen Grundlage. Ansonsten ist sie verboten (Verbot mit Erlaubnisvorbehalt). Vor allem für das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten nach DSGVO ist dies relevant, da dort für jede Tätigkeit eine Rechtsgrundlage genannt werden sollte. In diesem Artikel beleuchten wir die Möglichkeiten, die die DSGVO gibt, um überhaupt noch Daten zu verarbeiten.
Inhalte
Grundsätzlich gibt es keine “bessere” oder “schlechtere” Rechtsgrundlage, viel mehr gibt es gut passende und eher nicht so gut passende. Von daher lohnt sich die Beschäftigung mit der Rechtsgrundlage, da sie in der Zukunft viel Arbeit ersparen kann.
1. Rechtsgrundlage: Vertrag oder vorvertragliche Maßnahmen
Einschlägig ist hier Art. 6 (1) b) DSGVO:
die Verarbeitung ist für die Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich, die auf Anfrage der betroffenen Person erfolgen;
Hierunter fallen alle Verarbeitungen, die dazu dienen, einen Vertrag zu erfüllen oder anzubahnen. Achtung, dies dient nur zur Erfüllung von Verträgen, die direkt mit der betroffenen Person geschlossen wurden!
Es muss also nicht unbedingt ein Vertrag bestehen, damit die Datenverarbeitung konform stattfinden kann. Allerdings muss zumindest die Möglichkeit bestehen, dass es zu einem Vertrag kommt. Darüber hinaus dürfen natürlich nur so viele Daten verarbeitet werden, wie objektiv notwendig.
Praxisbeispiel: Angebotserstellung, Projektdatenbanken
2. Berechtigtes Interesse
Es gilt Art. 6 (1) f) DSGVO:
die Verarbeitung ist zur Wahrung der berechtigten Interessen des Verantwortlichen oder eines Dritten erforderlich, sofern nicht die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, überwiegen, insbesondere dann, wenn es sich bei der betroffenen Person um ein Kind handelt.
Hier muss genau dargestellt werden, welche und wessen Interessen hier gewahrt werden sollen. Es können rechtliche, wirtschaftliche, tatsächliche oder ideelle Interessen sein. Wichtig ist, dass die Interessen und Grundfreiheiten des Betroffenen nicht überwiegen.
Es muss also eine Interessenabwägung stattfinden, diese sollte auch in eine Datenschutzfolgenabschätzung und das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten integriert werden. In unseren Vorlagen ist diese Interessenabwägung schon inklusive.
Noch kritischer wird die Abwägung, wenn sie im Rahmen einer Datenschutzfolgenabschätzung geschehen muss. Dann muss genau und ausführlich begründet werden, wieso die Verarbeitung für den Unternehmer wichtig ist
Praxisbeispiel: Videoüberwachung, Nutzung von Bürosoftware und Druckern.
3. Rechtliche Verpflichtung
Art. 6 (1) c) DSGVO erlaubt die Verarbeitung insofern z.B. ein Gesetz den Verantwortlichen zur Verarbeitung verpflichtet:
die Verarbeitung ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich, der der Verantwortliche unterliegt;
Es muss also eine konkrete Verpflichtung (Gesetz, Verordnung, Bescheid) bestehen, eine Verarbeitung durchzuführen, dann ist diese erlaubt.
Praxisbeispiel: Buchhaltungs- und Aufbewahrungspflichten nach Abgabenordnung, Patientendatenverarbeitung.
4. Einwilligung
Die Einwilligung ermöglicht es, Daten zu verarbeiten, wenn es sonst keine Grundlage gibt.
Art. 6 (1) a) DSGVO:
Die betroffene Person hat ihre Einwilligung zu der Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten für einen oder mehrere bestimmte Zwecke gegeben;
An eine Einwilligung nach DSGVO gibt es hohe Anforderungen, damit diese einen Erlaubnistatbestand erfüllt.
Diese sind im Einzelnen:
- Der Betroffene muss sich frei entschieden haben. D.h. er muss auch wirklich eine Wahl haben und auch ablehnen können.
- Es muss genau beschrieben werden, wofür die Daten erhoben werden und was die Folgend er Verarbeitung sind. Die Aufklärung muss transparent erfolgen. Der Zweck muss genau umfasst werden und nicht zu allgemein gehalten werden.
- Die Einwilligung muss schriftlich erfolgen. Davon kann allerdings abgewichen werden, z.B. in Opt-In Formularen für E-Mail Newslettern. Wichtig ist hier, dass die Einwilligung eindeutig Nachweisbar ist.
- Ein Widerruf muss jederzeit möglich sein und der Betroffene darf auch hier keine negativen Konsequenzen fürchten.
Die Einwilligung stellt also eine komplexe Form der Legitimierung dar.
Praxisbeispiel: Speicherung von Bewerberdaten über das gesetzliche Minimum hinaus, Verwendung von Mitarbeiterfotos
5. und 6. lebenswichtige Interessen und öffentliches Interesse
Diese beiden Rechtsgrundlagen sind weniger häufig in der unternehmerischen Praxis anzutreffen, können aber z.B. im Katastrophenfall oder wenn eine öffentliche Stelle Aufgaben an Sie überträgt, interessant werden.
Diese Rechtsgrundlagen sind relativ selten in der Praxis anzutreffen und wurden hier der Vollständigkeit halber erwähnt.
Praxisbeispiel: Katastrophenfall, notfallmedizinische Maßnahmen
Fazit
Die DSGVO kennt einige Tatbestände, die Ihnen ermöglichen, personenbezogene Daten rechtlich sicher zu verarbeiten. Empfehlenswert ist es zu erst die Grundlagen berechtigtes Interesse und Vertrag zu prüfen, da diese im handling recht einfach sind.
Vorausgefüllte Vorlagen vom Datenschutz-Auditor (TÜV-geprüft)
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